Een veilig online registratiesysteem voor buitenlandse diplomaten en hun gezinnen.
Het Diplomatic ePortal is een online registratiesysteem voor medewerkers van buitenlandse ambassades en intergouvernementele organisaties (zoals het Internationale Gerechtshof, het Internationale Strafhof, Europol en de ESA). Nederland biedt onderdak aan meer dan 100 ambassades en 22.000 buitenlandse medewerkers van zulke organisaties.
De persoonsgegevens van deze medewerkers moesten worden verhuisd naar een veilig, intern digitaal systeem. Dat zou het tot dan toe papieren proces aanzienlijk versnellen.
Overzicht technologiëen
Liferay
Industrie
Public and government
Een veilige digitale registratie
Om aan de eisen van de Digitale Agenda van de Nederlandse overheid te voldoen, moest het systeem veilige digitale registratie mogelijk maken - vanaf elke plek op de wereld. Het Ministerie van Buitenlandse Zaken stelde daarvoor de volgende doelen:
Maak een gebruiksvriendelijk systeem waarmee je eenvoudig en snel kan registreren.
Bouw een beveiligingssysteem dat de privacy waarborgt. Houd ongewenste bezoekers buiten de deur.
Doe een complete herziening van het registratieproces en maak daarbij gebruik van bestaande systemen.
"Deze manier van ontwikkelen leverde een intuïtief en zeer efficiënt registratiesysteem op dat aan de wensen van de gebruikers voldoet."
Ernout van der Waard, Founder Worth Systems
User centric design
Worth maakte bij dit project gebruik van user-centered design. Medewerkers van de betrokken partijen leverden feedback bij het ontwerpen en testen. Om het proces en de samenwerking verder te verbeteren, verzorgde Worth verschillende evaluatie- en terugblik sessies.
Dankzij uitgebreide workshops met verschillende eindgebruikers kregen we een duidelijk beeld van het complete proces binnen het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook verzamelden we zo de eisen van de gebruikers van het nieuwe systeem. Tijdens dit proces werkte het team van Worth nauw samen met het ministerie. We begeleidden de betrokken medewerkers bij het werken volgens een agile methodiek en we introduceerden systematische gebruikerstesten. De manier waarop het ministerie de registratie van diplomaten verwerkt is dankzij het nieuwe systeem compleet veranderd: de werklast is verkleind en de efficiëntie is verbeterd.
"Met de modernisering van het registratiesysteem hebben we niet alleen het voorheen op papier gebaseerde systeem getransformeerd, maar hebben we ook voldaan aan hoge beveiligingseisen."
Martijn Elgersma, Ministerie van Buitenlandse Zaken
De veiligheid van persoonsgegevens is gewaarborgd en het is mogelijk om overal ter wereld veilig digitaal te registreren.
We hebben een intuïtief en efficiënt online registratiesysteem opgeleverd dat aan de wensen van de gebruikers voldoet.
Efficiënte registratie voor het ministerie van Buitenlandse Zaken en hun buitenlandse medewerkers.